Política de crédito para PYMES: a quién le fías y a quién no

Cada vez que le fías a un cliente, le estás prestando plata.

Sin intereses. Sin estudio. Y casi siempre, sin papeles.

Nadie en tu empresa aprobaría un préstamo así. Pero se aprueba todos los días, con un “dale, que es cliente de toda la vida” o un “si no le vendemos, se lo vende la competencia”.

Así nace la cartera en mora. No el día que el cliente deja de pagar. Nace el día que le vendiste a crédito sin hacerte las preguntas correctas.

Esto no va de desconfiar de tus clientes. Va de tener una política de crédito: un criterio escrito, igual para todos, que decide a quién le fías, cuánto y a qué plazo, antes de que exista la factura.

Aquí va un framework simple para hacerlo, y una plantilla para que lo apliques esta semana.

Fiar a ojo sale caro

En Colombia, el 57% de la cartera en mora empresarial no se cobra.

No porque no se pueda. Porque la decisión de fiar casi siempre la toma quien menos incentivo tiene de pensar en el cobro: el vendedor que quiere cerrar, el gerente que “conoce al dueño”, el cliente que prometió pagar el viernes.

Si te suena, estas tres señales te dicen que no tienes política de crédito, tengas o no un documento guardado en alguna carpeta:

• Dos clientes parecidos reciben condiciones distintas, según quién los atendió.
• Nadie sabe cuánto debe cada cliente en total, sumando todas sus facturas.
• El primer recordatorio de pago sale cuando la factura ya lleva semanas vencida.

Una política no frena tus ventas. Frena las ventas que nunca vas a cobrar.

El framework: cinco preguntas antes de fiar

Antes de aprobar un crédito, tu equipo debería poder responder cinco preguntas. Cada una vale de 0 a 2 puntos. Si no hay respuesta, vale 0.

1. ¿Existe y es quien dice ser? Verifica razón social y NIT en el RUES, pide el certificado de existencia y representación legal, y confirma quién firma y con qué facultades. Es el filtro más barato que tienes y el que más se salta. 0 = no lo puedes verificar. 1 = existe, pero hay datos que no cuadran o no tiene trayectoria. 2 = todo verificado.
   
   
2. ¿Les paga a los demás? Con su autorización por escrito, consulta su historial en centrales de riesgo. Pide dos o tres referencias comerciales de proveedores a los que les compre a crédito, y llama. Casi nadie llama. Busca también si tiene procesos judiciales en curso: si no les paga a otros, te lo va a deber a ti. 0 = mal historial o sin referencias. 1 = historial mixto. 2 = historial limpio y referencias que responden.
   
   
3. ¿Puede pagarte? Pide estados financieros recientes si es una empresa mediana, o extractos y ventas recientes si es pequeña. La pregunta de fondo: ¿su flujo cubre tu factura sin dejar de pagar nómina? Un cliente nuevo que pide 90 días en la primera compra merece una segunda mirada. 0 = no hay cómo saberlo. 1 = capacidad ajustada. 2 = capacidad clara.
   
   
4. ¿Cuánto te cuesta si no paga? Haz la prueba: si este cliente no te paga nada, ¿puedes cubrir nómina y proveedores este mes?
   Si la respuesta es no, el cupo es demasiado alto. 0 = esa pérdida te hunde el mes. 1 = la sientes. 2 = la absorbes sin mover tu caja.
   
   
5. ¿Tienes papeles que se sostengan? Orden de compra, factura aceptada, condiciones de crédito firmadas y, cuando el monto lo amerite, un pagaré con carta de instrucciones. Si algún día toca escalar a lo judicial, la diferencia entre un título bien armado y una promesa verbal son meses de proceso. 0 = acuerdo de palabra. 1 = soporte parcial. 2 = todo firmado y archivado.
   
   

El semáforo: qué haces con el puntaje

Suma las cinco respuestas. El máximo es 10 y cada rango tiene una decisión asociada. Los plazos son un punto de partida; ajústalos a tu margen y a tu caja.

Hay una regla que manda sobre el puntaje: si la pregunta 1 o la 5 vale cero, no hay crédito. Da igual cuánto sume el resto.

Sin identidad verificada o sin soporte firmado no se fía. Se arregla en un día, y un cliente serio lo entiende.

Y el semáforo se mueve. Un cliente amarillo que paga puntual sube a verde. Uno verde que empieza a atrasarse baja. La política se actualiza con el comportamiento, no con la simpatía.

El cupo: cuánto fiar

El semáforo decide si le fías. El cupo decide cuánto. Cuatro reglas para arrancar:

• Que ningún cliente pueda frenarte el mes. Si su deuda total vencida te deja sin caja para la nómina, el cupo está mal puesto.
  
  
• Pon un tope por cliente como porcentaje de tu cartera total. Por ejemplo, 15%. El número exacto importa menos que tenerlo escrito.
  
  
• El cupo cuenta todo lo pendiente. No la factura nueva: la suma de todo lo que ese cliente te debe hoy.
  
  
• Si debe, NO se despacha. Cliente con facturas vencidas, pedido nuevo en pausa hasta que se ponga al día. Sin excepciones por simpatía.

La política no termina en la venta

Una política que solo dice a quién le fías está a medias. La otra mitad es qué pasa el día que no pagan, y se define por escrito antes de vender, no cuando la factura ya está vencida.

1. Antes del vencimiento: recordatorio amable, con la factura y la forma de pago.
   
   
2. Primer día de mora: contacto directo y sin drama. Muchos atrasos son un olvido o un trámite trabado en el cliente, no mala fe.
   
   
3. Mora temprana: propuesta de acuerdo de pago, con fechas claras.
   
   
4. Mora avanzada: cobro prejurídico formal.
   
   
5. Cuando toca: escalar a lo judicial, con el título ya bien armado desde la venta.
   
   

La razón por la que esta ruta casi siempre se rompe es aburrida. Vive en la cabeza de una persona y en un Excel. Entre WhatsApp, el correo, una hoja de cálculo, un CRM que nadie actualiza y una carpeta de PDFs, las empresas terminan manejando de 3 a 5 herramientas desconectadas para hacer una sola cosa.

Eso fue lo que nos puso a trabajar en Recu. Metimos todo el ciclo en una sola plataforma: recordatorios y negociación con IA en la etapa prejudicial, radicación de demandas online cuando toca escalar, y vigilancia judicial 24/7 sin que nadie tenga que estar refrescando una página. Hoy esa plataforma tiene más de 20.897 procesos judiciales activos corriendo.

Tu política define las reglas. La tecnología hace que se cumplan.